Date d'expiration des emails

Pourquoi et comment attribuer une date d’expiration aux emails ?

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  • Dernière modification de la publication :18 décembre 2024
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Elise
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Hier j’étais en meeting sur Teams avec ma chef, elle partageait son écran. Elle recherchait un email à me montrer : elle a plus de 20 000 emails non lus ! Et là, je me suis dit : comment on peut en arriver là ?! De toute évidence, elle ne lira jamais ces 20 000 emails. Les emails sont un peu comme des chaussettes solitaires, on les garde en espérant retrouver l’autre afin de s’en servir… Et pourtant, ces petits messages innocents ont un coût environnemental. Alors, que diriez-vous d’une solution pour éviter qu’ils ne hantent vos boîtes de réception ? Oui, vous avez bien lu le titre de cet article : la solution pourrait être d’attribuer une date d’expiration aux emails. Comme sur votre boite de conserve. Je vous partage également en fin d’article des tips pour pallier à ce problème en attendant que cette idée soit vraiment déployée et généralisée : https://www.actubio.fr/pourquoi-et-comment-attribuer-une-date-dexpiration-aux-emails/#Comment_passer_a_laction_concretement_individuellement_ou_en_entreprise_en_attendant

Une empreinte carbone méconnue, mais bien réelle

J’avais déjà écris à ce sujet il y a quelques années : Soyez un écolo 2.0 : supprimez vos emails qui polluent

Saviez-vous que stocker vos vieux emails, même ceux de votre ex avec ses blagues douteuses, contribue au réchauffement climatique ? Chaque email, qu’il soit un échange professionnel crucial ou un spam vous promettant de devenir millionnaire en crypto-monnaie, occupe de l’espace sur des serveurs. Ces derniers consomment une quantité non négligeable d’électricité et d’eau notamment pour rester au frais (parce que les serveurs, eux, ne supportent pas la canicule).

Pour vous donner une idée, un email avec une pièce jointe de trois photos de votre bébé en pyjama générerait environ 19 grammes de CO₂. Maintenant, multipliez cela par les 300 milliards d’emails envoyés chaque jour. Oui, c’est colossal. Bref, quand je vois qu’on essaie de réduire le papier en proposant l’envoi d’email : je ne suis pas vraiment convaincue par la solution.

Pourquoi une date d’expiration ?

Imaginez : les emails promotionnels que vous recevez chaque matin (ceux que vous ne lisez jamais, soyons honnêtes) viennent avec une durée de vie limitée. Vous savez, un peu comme ce paquet de yaourts oublié dans le fond de votre frigo.

Quelques exemples :

  • Une promo pour acheter une tondeuse de jardin expire après une semaine. Et si vous n’avez pas de jardin, eh bien, elle aurait pu expirer encore plus tôt. Les emails envoyés en masse par exemple lors du black friday en sont un bon exemple concret.
  • Une newsletter qui parle d’une exposition qu’il faut absolument aller voir à Paris qui termine à la fin du mois

Grâce à une date d’expiration, ces emails sauraient d’eux-mêmes quand prendre la porte de sortie, sans que vous ayez besoin de jouer au concierge numérique. Résultat : une boîte de réception plus propre, et des serveurs qui respirent enfin.

Les avantages de cette solution

1. Réduction de l’empreinte carbone

C’est un peu comme offrir des vacances aux serveurs qui travaillent 24h/24 pour stocker vos milliers d’emails. Moins de stockage inutile, moins de consommation énergétique, et donc moins de CO₂ rejeté dans l’atmosphère.

2. Une boîte de réception zen

Avouez-le : ouvrir votre boîte mail et voir 10 000 messages non lus, c’est un peu comme entrer dans une chambre d’ado en désordre. Avec une date d’expiration, plus besoin de faire du tri. Les emails inutiles s’auto-éliminent, comme par magie (pas de solution trouvée pour votre ado par contre).

3. Amélioration de l’image de marque

Les entreprises qui adoptent cette pratique montreront qu’elles se préoccupent autant de l’écologie que de leurs marges. En d’autres termes, elles pourraient enfin se vanter d’avoir une vraie politique de communication éco-responsable.

4. Un rappel à la sobriété numérique

Les utilisateurs seraient encouragés à arrêter de collectionner leurs emails comme des cartes Pokémon. On apprendrait enfin que non, garder 25 versions du même devis, ce n’est pas indispensable.

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Comment implémenter la date d’expiration dans les emails ?

1. Dans le protocole SMTP : une expiration automatique

Le protocole SMTP, qui gère l’envoi des emails, pourrait ajouter un petit champ spécial pour dire à votre email : « Hé, tu as une semaine pour te rendre utile. Ensuite, bye ! »

Exemple :

Expires: Wed, 1 Dec 2024 17:22:57 +0000

C’est un peu comme fixer un rendez-vous chez le dentiste : passé la date, personne ne viendra vous chercher si vous n’avez pas été à votre rdv.

2. Des données structurées, mais fun

En insérant des micro-données dans l’email, les expéditeurs pourraient déclarer : « Cet email s’autodétruira dans 3… 2… 1… » Enfin, pas tout à fait, mais vous avez compris.

Exemple :

<script type="application/ld+json">
{
  "@context": "http://schema.org",
  "@type": "EmailMessage",
  "expires": "2024-12-31T23:59:59+00:00"
}
</script>

3. Outils adaptés pour les messageries

Les services comme Gmail ou Outlook pourraient intégrer des notifications du type : « Vous avez reçu un email de Jean. Il s’autodétruira dans 2 jours. Voulez-vous le lire avant qu’il ne soit trop tard ? »

Les défis à relever

1. L’adoption généralisée

Cette solution ne fonctionnera que si tout le monde joue le jeu. Imaginez un peu que seuls 10 % des expéditeurs adoptent la date d’expiration : ce serait comme organiser une grève avec une seule personne.

2. Respect des lois

Attention, certains pays pourraient dire : « Non, on ne touche pas aux emails des citoyens, même si ce sont des spams. » Cela nécessitera des ajustements pour respecter les règles locales. Ce frein existera. Cela dit, les gouvernements pourraient aussi prévoir une loi qui encadre les emails commerciaux, en obligeant l’expéditeur de renseigner cette date, afin d’éviter du déchet numérique. Comme vous le voyez, cette histoire de péremption d’email n’est pas sans impacts potentiels, la mesure doit être encadrée et réfléchie un peu plus que dans un simple article de blog.

3. Convaincre les utilisateurs, une opportunité pour la cyber-sécurité ?

Certaines personnes aiment garder tout, juste au cas où. Comme cette grand-mère qui refuse de jeter son téléphone fixe de 1985 « parce qu’il fonctionne encore très bien ». Il faudra donc expliquer que non, on ne supprime pas leurs souvenirs, seulement les pubs de 2010.

Cette option de mettre une date d’expiration sur un email peut aussi répondre à des enjeux de cyber-sécurité : un email de données confidentielles pourrait s’autodétruire automatiquement. A réfléchir donc.

Une idée lumineuse pour une ère numérique plus verte

La date d’expiration des emails pourrait sembler être une petite idée, mais c’est un pas de géant pour notre planète. Et soyons honnêtes : qui a vraiment besoin de garder ses attestations de sortie durant le COVID de 2021 ?

Comment passer à l’action concrètement individuellement ou en entreprise en attendant ?

Etiquette de rétention Outlook
  • Il existe des outils de campagnes d’emailing qui ont déjà imaginés cette fonctionnalité de date d’expiration sur les emails comme Sweego ou Mindbaz. Il serait bien que les gros poids lourds du marché de l’envoi massif d’emails la propose aussi. Cela permettrait déjà de généraliser la pratique sur les emails purement marketing. Avec l’aide de l’IA (qui consomme aussi pas mal de ressources je ferai un article dessus prochainement) : la boîte de réception devient déjà plus clean.
  • Identifiez vos abonnés inactifs et/ou fantômes. Certaines entreprises ont déjà compris l’inutilité de continuer à contacter des abonnés inactifs ou ceux dont on recoit un email d’échec d’envoi. Toutefois, leurs motivations sont souvent davantage liées à l’amélioration de la délivrabilité et aux performances des campagnes qu’à des préoccupations environnementales. Mais bon c’est toujours ça.
  • Les mails prennent de la place sur les disques. Il faut donc augmenter leur capacité et en acheter des plus gros, les installer et même les fabriquer : c’est pas super écolo tout ça. Sensibiliser le grand public et les professionnels sur le nettoyage des boites de réception, l’envoi des emails avec PJ, l’envoi superflu de messages, le stockage inutile de données, le fait de se désabonner aux newsletters non lues etc etc etc…. Oui c’est de l’éducation numérique, mais il est temps que tout le monde réalise.
  • Pour un email envoyé avec une pièce jointe lourde : cette même pièce jointe se trouve stockée souvent de multiplse fois et au moins 4 fois: sur votre boîte « envoyés » sur la boîte du destinataire « réceptionnés » + les cloud perso d’où elles viennent au départ et à l’arrivée. Il faudrait les supprimer dès qu’elles sont téléchargées. Comme nettoyer la table après avoir mangé.

Ensemble, faisons de la date d’expiration dans les emails une norme aussi incontournable que l’emoji dans les conversations. Et qui sait ? Peut-être qu’un jour, vos emails inutiles se feront plus rares, un peu comme ces fameuses chaussettes orphelines !

A bientôt sur Actubio,

Elise

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